新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会開催や事業報告書等提出の取扱いについて

　令和2年3月5日に、内閣府NPOホームページに新型コロナウイルス感染拡大を受けて、社員総会開催や事業報告書等提出遅延の扱いに関するQ＆Aが掲載されましたので、詳細は内閣府NPOホームページ外部リンクをご覧ください。

　新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、開催が困難になっている社員総会や理事会の開催についてお知らせいたします。

　法人の定款を手元に置いて下記項目をご覧ください。

　NPO法人は、毎年1回必ず社員総会を開催することが義務づけられていますので、社員総会の開催を省略することはできません。【NPO法第14条の2】
　また、定款において「社員総会に付議すべき事項」を理事会で議決することとしている法人は、社員総会の前に理事会を開催することも求められます。

　まずは法人の定款をご覧ください。

　定款の社員総会と理事会の（表決権等）の条項において、「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」を定めているのであれば、実際には会議に参集せず、その方法で表決をすることができ、この方法で表決した方は会議の参加者数に含めることができます。
　また、同条（表決権等）において「オンライン会議システム」による会議への参加を定款で定めている法人については、実際には一人も対面せずに会議を開催することができます。
　もし、いずれの方法も定款で定めていない法人や、それでも開催することが困難な法人は、下記問い合わせ先にご相談ください。

　いずれの場合も、定款で定めていないと、会議自体が無効になることがありますので、必ず定款を確認してください。

　いずれの表決方法の場合も、議事録作成のために議長1人と定款で定める議事録署名人に必要な人数は実際に参集するようにしてください。

　「書面による表決」は、会議資料に「書面表決票」など任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入していただいて返送してもらいます。

　「電磁的方法による表決」は、会議資料を送付した上で、「電子メール」など紙媒体で出力することが可能なものにより各議題への賛否を表決してもらいます。そのため、SNSなどによる通信は使用できません。また、ファックスは「書面による表決」の扱いとなります。

　「表決の委任」は、会議資料に「表決委任状」など任意の様式を同封し、会議に出席する他の者を代理人として表決を委任することを記入していただいて返送してもらいます。今回の場合、議長に委任してもらうことが確実かと思います。

　いずれの場合も、議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含めてください。

　オンライン会議システムにより会議を開催する場合、議事説明者だけでなく、出席者が発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。
　また、議事録の開催場所の項目には「オンライン会議システムによる開催」など、その旨が分かるように記載してください。
　議事録の出席者数には、内訳でオンライン会議システムによる出席者数を記載してください。

　上記でご紹介したいずれの表決方法も定款で定めていない法人や、それでも開催が難しいという法人は、下記問い合わせ先の所轄庁（川崎市市民文化局コミュニティ推進部市民活動推進課）に御連絡ください。

所轄庁（川崎市市民文化局コミュニティ推進部市民活動推進課　NPO法人担当）

　電話：044-200-2341
　川崎市川崎区駅前本町11-2　川崎フロンティアビル7階